Làm sao để quản lý dụ án công nghệ thông tin hiệu quả?

Dưới sự phát triển của công nghệ ngày nay mang đến rất nhiều giá trị cho cuộc sống con người. Nhưng để phát triển một dự án công nghệ thông tin đòi hỏi rất nhiều yếu tố và cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan. Vì thế mà việc quản lý dự án công nghệ thông tin hiện nay được quan tâm rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin cần thiết để quản lý một dự án công nghệ thông tin hiệu qua và tối ưu hơn.

1. Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì?

Quản lý dự án công nghệ thông tin là quản lý dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, bao gồm việc lập kế hoạch, lên mục tiêu, tổ chức, phân bổ nguồn lực, giám sát, đánh giá, thúc đẩy tiến độ nhằm đạt mục tiêu được thiết lập từ đầu là hoàn thành sản phẩm cuối cùng đúng thời hạn nhưng phải nằm trong phạm vi ngân sách cho phép. Sản phẩm phải có chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn khách hàng hay nhà đầu tư đề ra.

Về phân loại quản lý dự án công nghệ thông tin hiện nay rất đa dạng nhưng có thể chia thành 2 phần chính đó là:

- Dự án phần cứng: Là các công việc liên quan đến triển khai lắp đặt, những trang thiết bị công nghệ cần thiết và phần cứng vào quá trình hoạt động.

- Dự án phần mềm: Là các hoạt động triển khai các phần mềm vào công tác quản lý cũng như việc đảm bảo an toàn an ninh và hoạt động sản xuất của công ty.

2. Lợi ích của việc quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả

Một dự án công nghệ thông tin muốn thành công cần có sự phối hợp và kết nối của rất nhiều yếu tố khác nhau. Và để nó có thể sử dụng một cách hiệu quả trong thực tiễn thì lại cần tương thích với thị trường tiêu dùng hiện tại. Việc quản trị dự án công nghệ thông tin cần thiết để kiểm soát tổng thể những vấn đề này, để có tác động điều chỉnh phù hợp.

Và khi việc xây dựng cũng như quản lý dự án công nghệ thông tin đạt được mục tiêu ban đầu đã đặt ra sẽ mang rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

- Kiểm soát được các hoạt động, tiến độ của dự án và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.

- Chất lượng của dự án sau khi hoàn thành sẽ đạt được các mục tiêu ban đầu đã đặt ra.

- Bảo đảm phạm vi hoạt động và chi phí của dự án không bị vượt quá so với dự tính .

- Phát hiện sớm và nhanh chóng đưa ra các giải pháp tốt khi phát sinh rủi ro.

3. Các phương pháp quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả

Có nhiều phương pháp để quản lý dự án CNTT một cách hiệu quả, dưới đây là một số cách mà bạn nên biết:

- Chủ động trong công tác giám sát dự án một cách trực tiếp trực tiếp.

- Theo dõi thường xuyên sự tài trợ, ủng hộ của các cổ động, nhà đầu tư…

- Lập ra các chiến lược truyền thông.

- Vạch ra những chiến lược cho các phương pháp và tiêu chuẩn trong công việc.

- Thực hiện giám sát các quy tắc, tiêu chuẩn đã được đặt ra.

- Thiết lập hệ thống thông tin để hỗ trợ việc theo dõi và quản lý thường xuyên.

- Xác định được các dấu hiệu rủi ro có thể xảy ra đối với dự án.

4. Agile – Giải pháp quản lý hiện đại cho dự án công nghệ thông tin

Agile là một phương pháp làm việc dựa trên sự thích ứng linh hoạt, có mức độ phù hợp cao đặc biệt với hình thức triển khai dự án. Xuất phát của Agile là đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp về công nghệ, dần được phát triển ra trên nhiều lĩnh vực.

Mô hình Agile yêu cầu đội ngũ phải thay đổi tư duy làm việc, nâng cao tính sáng tạo và chú trọng vào giá trị tạo ra thay vì những hình thức bên ngoài khác. Với Agile, bạn sẽ quản trị dự án công nghệ thông tin hiệu quả hơn gấp bội lần bởi: luồng thông tin được minh bạch và truyền tải nhanh chóng, tinh thần sẵn sàng thích ứng với yêu cầu thay đổi, quản trị rủi ro tốt, làm việc theo từng giai đoạn của dự án, tính tương tác được chú trọng,…